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Key Info
Bestehende Meetings in ihre tatsächlichen Activities zerlegen — bevor man neu designed.
Kernfrage: Wir haben bestehende Meetings. Welche Activities passieren tatsächlich darin?
Meeting → Activities ist das Reverse-Engineering-Pattern. Bevor man neu designed, verstehen was man hat. Der Schlüssel: beobachten, was tatsächlich passiert, nicht was die Agenda sagen sollte. Die Landkarte ist nicht das Territorium.
Details
Erst zerlegen, dann redesignen
- Auflisten aller aktuellen Meetings
- Beobachten was tatsächlich passiert — nicht die Agenda lesen
- Benennen jeder Activity mit Verb-Objekt
- Kartieren von Zweck, Dauer, Teilnehmern und Ergebnissen
- Identifizieren von Problemen: zu lang, fehlend, redundant, falsche Teilnehmer
- Clustern nach Themen, um natürliche Gruppierungen zu sehen
- Vergleichen mit dem, was das Board braucht
Praktisches Beispiel
Zerlegung eines 30-minütigen Daily Standups:
- „Ankündigungen teilen" (2 Min.)
- „Individuellen Fortschritt berichten" (15 Min. — jede Person eine vollständige Erzählung)
- „Blocker identifizieren" (3 Min.)
- „Blocker im Detail diskutieren" (5 Min.)
- „Zufällige Off-Topic-Diskussion" (5 Min.)
Analyse: Individuelle Berichte zu lang, nicht Board-zentriert. Fokus-Setting fehlt. Empfehlung: Board-zentriertes Status-Review (5 Min.), Blocker-Identifikation behalten, Fokus-Setting hinzufügen — Ziel 15 Minuten.
Smells — Wann genauer hinschauen
- Die Agenda analysieren statt was tatsächlich passiert
- Einmal zerlegen, aber nie handeln — Analyse ohne Redesign ist verschwendeter Aufwand
- Den Beobachtungsschritt überspringen — Redesign auf Basis von Annahmen
- Meetings reparieren ohne ihre Activities zuerst zu verstehen
Verwandte Patterns
- Activities liefert den Benennungsansatz für die Zerlegung
- Board zu Activities liefert den Vergleichs-Baseline
- Meeting Container ist das Redesign-Ziel